Oppslagstavle for Ullernåsen Boligsameie

Daglig leder opplever til tider klager fra seksjonseiere som ikke skyldes mangelfull
informasjon, men at seksjonseier ofte ikke har lest informasjon som er sendt ut eller
tilgjengelig. Sameiet har 422 boenheter med ca 1.200 mennesker i alle aldre og det er en
umulig oppgave å informere hver enkelt gjennom en samtale. Sameiet har nettsiden www.ullernaasen.no som hovedkanal for kommunikasjon og alle sameiere varsles enten på e-post eller SMS (noen ganger begge) når det er lagt ut viktig informasjon.
Vi henstiller derfor alle til aktivt å besøke hjemmesiden og lese informasjon som ligger der før evt. daglig leder blir kontaktet.

For å kvalitetssikre en logg på henvendelser er det viktig å ikke sende SMS til daglig leder,
men benytte kontaktfanen på hjemmesiden. Da dokumenteres alle henvendelser fra den
enkelte sameier, noe som er ryddig for begge parter.

TILGJENGELIGHET og RESPONSTID
Sameiet har ikke en «sekretær» som til enhver tid og raskt kan svare på behov for
informasjon (som i mange tilfeller ligger på hjemmesiden). Tidløs informasjon som
forsikringsnummer, brukermanualer, spørsmål og svar vedrørende juridiske forhold i
Ullernåsen Boligsameie, rutiner ved ønske om trefelling osv ligger under PRAKTISK INFO.
Midlertidig info og nyheter legges løpende ut på OPPSLAGSTAVLEN. Bruk søkefeltet aktivt.
Beboermanualen har også utfyllende informasjon vedr mange av spørsmålene folk stiller.
Send gjerne inn forslag til Styret om ytterligere info som kan legges inn her.

DAGLIG LEDER
Sameiet har ansatt daglig leder i 90% stilling fordelt på to områder; 40% på drift av sameiet
og 50% som prosjektleder på gjennomføring av sameiets større prosjekter.

40% stilling - Daglig drift
Denne fordeles hovedsakelig på tilgjengelig for beboere og arbeid for sameiet:

For beboere:
Svare alle henvendelser på hjemmesiden og pr post, befaring av feil og mangler fra
beboere, gjennomføre nødvendig vedlikehold, oppdatere ringetablå, lage
nøkkelbrikker, registrering og salg av port åpnere, forsikringssaker, feil og mangler fra
Selvaag Prosjekt fase 1.
Tilgjengelig for beboere på onsdager mellom kl. 12.00-16.00.

For sameiet:
Innkalling og gjennomføring av årsmøte, innkalling og deltakelse i styremøter,
oppgangskontaktmøter, budsjettering, økonomirapportering, fakturabehandling, ITansvarlig,
HMS-kontroll av uteområder og bygningsmassen, brannplan, brannforebyggende tiltak, oppfølgning av vaktmestertjenesten, oppfølgning av sommer- og vinterskjøtsel, renovasjonsetaten, revidere og følge opp service på alle tekniske installasjoner, planlegge og gjennomføre vedlikeholdsprosjekt som ikke er i fase 2, håndtere forsikringssaker, kontroll av nye vinterhager, arkivering av dokumentasjon, kontrakter og bestilling av ladestasjoner til elbil, utleie av garasjeplasser og gitterboder samt alt annet forefallende som ikke utføres av styret eller forretningsfører.

4 års arbeid med registrering, systematisering og oppdatering av seksjonsbegjæringer, tegninger, leielister og hvem som har bruksrett på fellesareal er nå avsluttet. Dette gjør at OBOS fra 2020 kan overta administrasjonen fra daglig leder alle henvendelser vedr utleie av garasjeplasser, boder og bestilling av elbil ladere.

50% stilling – Prosjektledelse av sameiet prosjekter
Prosjekter i fase 2 er stigeledninger vann, alternativ energi, oppgradering av
oppganger, avfallshåndtering og totalplan for uteområdet (TFU).

VAKTMESTER
Sameiet har vaktmester fra Bygårdsservice AS som er tilstede mandag, onsdag og fredag.
Vaktmesteren følger er årshjul og skal utføre faste oppgaver som f.eks. kontroll av
berederrom, påse at ute og inne areal fremstår plettfritt, tømme søppelkasser utendørs og
annen forefallende arbeid. Det er daglig leder som administrerer vaktmesterens tid og
oppgaver. Vaktmester har derfor ikke anledning til å utføre oppgaver som er hver enkelt
beboer sitt ansvar. Dette vil gå ut over arbeidet til fellesskapet, og skal heller ikke betales av
fellesskapet.

VAKTTELEFONEN - KUN AKUTTE HENDELSER UTENOM ARBEIDSTID
Vakttelefonen til Bygårdsservice skal ikke benyttes til generelle henvendelser, dette skal
meldes via kontaktfanen på hjemmesiden.

Mvh Styret UBS

FEIING GARASJE
Garasjene feies med feiebil mellom kl. 08.00 og 17.00 på oppsatte datoer.
For at feiingen skal bli effektiv, er det viktig at alle kjøretøy parkeres ute, og at gjenstander er fjernet fra garasjebåsen. NB! Det kan komme vann inn i bodene.

TIRSDAG 21 APRIL BYGG 2, 3 OG 4
Ullernkammen 25 og 27.
Ostadalsveien 58, 60, 62, 64, 66, 68, 70 og 72.

ONSDAG 22 APRIL BYGG 1, 7 OG 8
Ullernkammen 17, 19, 21 og 23.
Ostadalsveien 48, 50, 52, 54 og 56.

TORSDAG 23 APRIL BYGG 5, 6 OG 9
Ullernkammen 18, 20, 22, 24, 26 og 28.
Ostadalsveien 75, 77, 79 og 81.

FEIING PARKERINGSPLASSER UTE FREDAG 24 APRIL.

----------------------------
UTEVANN
Kranene til utevannet blir satt på innen neste fredag 24 april. Om det er lekkasje må uken etter benyttes til utbedring slik at alle kraner skal ha vann innen 1 mai.
Oppgangskontakter bes om å ut og koble til slangetrommel som er utlevert og skal stå i søppelrommet i oppganger. De som ikke har søppelrom har egen plassering for slangetrommel, sammen med gardintrapp og spade.

----------------------------
DUGNAD
Dessverre kan sameiet ikke gjennomføre dugnad i år som følge av smittefaren fra alle hjelpemidler som er tilgjengelig under dugnaden.
De som ønsker å bidra til egen dugnad kan benytte eget utstyr som raker og spader mm.

Sykkelboder blir ikke ryddet i vår, sykler som ikke benyttes bes lagret i egen bod slik at det ikke blir fult.

Skaaret Landskap som har sommer skjøtsel vil yte ekstra slik at sameiet fremstår presentabelt til 17 mai og sommeren.

----------------------------
ISEKK OG SØPPEL
Styret vil minne på alle sameiere om regler for Isekk eller liknende. Se https://ullernasen.lettstyrt.no/info_pages/2525

Vaktmester må til stadighet rydde opp søppel som er hensatt ved de nedgravde containerne på Ostadalsveisiden. Det minnes på at større avfall må leveres på gjenvinningsstasjon av hver enkelt sameier.

----------------------------
OPPGANGSKONTAKTMØTE UTGÅR
Vårens møte som er satt til 21 april må dessverre utgå som følge av forbud mot å samles i et slikt møte. Oppgangskontakter bes sende inn saker via hjemmesiden om det ikke kan vente til høstens møte.
Styret vil fortløpende informere om sameiets tiltak som iverksettes og viser utover dette til årsmøteinnkallingen.

----------------------------
UTLEVERING AV NYE PORT ÅPNERE HOS JOKER
HUSK! Ta med legitimasjon.
Utlevering av port åpnere for de som bestilte før 29 mars og har fått tilgang til telefon åpning av port. Det vil bli sendt ut sms byggvis kvelden før port åpner kan hentes.
Mandag 20 april Bygg 1 og 2
Tirsdag 21 april Bygg 3 og 4
Onsdag 22 april Bygg 5 og 6
Torsdag 23 april Bygg 7 og 8
Fredag 24 april Bygg 9

----------------------------
Informasjon om oppstart og fremdrift på uteområdene iht TFU-plan (totalplan for uteområdene) vil komme når dette er utarbeidet og klart.

For å redusere risiko for ytterligere smitte av koronavirus vil det ordinære årsmøte i Ullernåsen Boligsameie bli avholdt digitalt ved hjelp av OBOS sin årsmøtemodul på Vibbo.no.
I den ekstraordinære situasjonen Norge og verden for øvrig er i, mener styret og OBOS at dette er en god og trygg løsning for å få gjennomført årsmøtet denne våren. 
Vi må begrense behandling til de lovpålagte sakene; godkjenning av årsregnskap og årsrapport, valg av tillitsvalgte og honorar til tillitsvalgte. Behandling av andre saker og innsendte forslag blir utsatt til
et senere møte, forhåpentligvis til høsten., da disse fortjener en mer levende formidling og diskusjon.
Vårt årsmøte åpnes 17.04.2020, og er åpent for avstemming i 10 dager, slik at siste dato for avstemming er 27.04.2020.

Hvordan deltar du?
Digital deltakelse:
• Gå inn på Vibbo.no for å delta. Dersom vi har registrert ditt mobiltelefonnummer, vil du
motta en SMS med lenke til møtet.
• Trykk på lenken og delta i møtet. Der finner du årsrapporten og eventuelle andre vedlegg.
• Du kan se gjennom sakene som skal behandles, komme med spørsmål og avgi din stemme.

Analog deltagelse:
• Kan du ikke delta på det digitale årsmøtet, anbefaler vi at du leverer vedlagte stemmeseddel
til styret innen årsmøtet avsluttes.

Velkommen til vårt første digitale årsmøte!

Bentes Rengjøring AS, som gjør rent i oppgangene våre, har takket ja til vår forespørsel om å doble sitt oppmøte i våre oppganger ukentlig. Den ene gang som idag for å gjøre rent alt, og den andre runden for å rengjøre håndløpere i trappen, dørhåndtak inn og ut av garasjen, og inngangsdøren. Dette for å redusere mulighet for smitte i våre fellesarealer. Tiltaket gjelder fra denne uken og inntil videre. Det vil koste sameiet ca 10000 ekstra pr mnd.

Med vennlig hilsen
Daglig leder og styret

Nesten 250 beboere benyttet anledningen å registrere seg i vårt nye system og nå oppfordres de som ikke har registrert seg å gjøre dette innen 30 april, selv om du ikke skal ha fjernkontroll. Det koster ingenting å være registrert eller å ringe for å åpne.

Link til registreringsskjema frem til 30 april: https://bit.ly/2QXjRkJ
Aktivering og utlevering av fjernkontroller vil bli utført i mai på registreringer i april.

Registrering og endringer vil etter 30 april bli utført en gang pr mnd.

TELEFON ÅPNING AV PORT
De som er registrert vil få en sms med telefon nummer som porten kan åpnes med.
NB! Husk +47 foran nummeret når du lagrer dette.

UTLEVERING AV FJERNKONTROLLER
Sameiet vil sende ut sms bygg for bygg når utlevering av fjernkontroller er klar til utlevering om ca 2-3 uker. Fjernkontroller vil være tilgjengelig for henting tom 30 april hos Bikkar på Joker i Ostadalsveien 75.
Etter den tid vil fjernkontroller bli sendt i posten med ekstra gebyr for fraktkostnad.

Nummer for hver port er som følger:
UK17 +47 5800 0087 6249 (gjelder for bygg 1 og 2)
UK18, 1 etg +47 5800 0087 6045 (gjelder for bygg 5 og 6)
UK18, U etg +47 5800 0087 6046 (gjelder for de som leier garasjeplass i bygg 5 nederste etg)
UK23 +47 5800 0087 6425 (gjelder for bygg 1 og 2)
UK25 +47 5800 0087 6251 (gjelder for bygg 2)
OV48 +47 5800 0087 6300 (gjelder for bygg 7 og 8)
OV58 +47 5800 0087 6306 (gjelder for bygg 3 og 4)
OV64 +47 5800 0087 6307 (gjelder for bygg 3 og 4)
OV66 +47 5800 0087 6310 (gjelder for bygg 4)
OV75 +47 5800 0087 6311 (gjelder for bygg 9)

Du vil ikke ha mulighet å åpne port uten å sent inn registreringsskjema over hvilke telefon nummer som skal ha tilgang.

Etter «føre-var prinsippet» og i påvente av konkret råd fra FHI besluttet styret 24. mars å stenge lekeplassene i sameiet. Vi har nå vært i kontakt med FHI og fått svar vedr retningslinjer for våre uteområder og lekeplasser. FHI sier i sitt svar at lekeplasser og områder for barn kan være åpne og styret gjenåpner derfor disse med umiddelbar virkning.

FHI skriver videre at det er foreldres ansvar å passe på at barn holder avstand og gjennomfører håndhygiene etter å ha vært på lekeplassen. Da er risikoen veldig liten for at det overføres smitte på lekeplasser.

Når det gjelder større barn/ungdom og bruk av f.eks. basketbanen så gjelder samme prinsipp her som for alle andre i samfunnet. Det skal ikke samles større grupper på mer enn fem personer (som ikke er i nærmeste familie) og prinsippet om avstand, hånd- og hostehygiene gjelder. Vi minner også om at ballspill etter kl 21 ikke er tillatt. Det er også foreldres ansvar å informere større barn og ungdom om gjeldende retningslinjer for smittevern, og vi minner om FHIs anbefalinger:

• Begrense antall barn og ungdom som er sammen. Det er en fordel om det er de samme barna eller ungdommene som treffes.
• Begrense varighet av lek/samvær (få timer).
• Fortrinnsvis holde lek og samvær utendørs.
• Vaske hender ofte, både før, under og etter lek, og ha god hostehygiene.
• Barn og ungdommer med symptomer på luftveisinfeksjon holdes hjemme og bør ikke omgås med andre barn og ungdommer utenfor familien. Dette gjelder også ved milde symptomer.
• For barn og ungdom som er i hjemmeisolasjon eller hjemmekarantene, gjelder egne anbefalinger. Se FHI.no.

Vi håper med dette at hverdager og helger skal bli litt enklere for alle som skal kombinere hjemmekontor, hjemmeskole og hjemmebarnehage fremover.

Med vennlig hilsen
Styret

Kjære sameier og nabo!
Det er en krevende tid for mange i sameiet nå, av ulike grunner. Det er mange som er ufrivillig i hjemmekontor i sin bolig, som har sine barn hjemme fra skole og barnehage og som enten alene eller sammen med en partner skal få jobb, skole og hjem til å henge sammen. Andre sitter alene og er engstelige for alle nyhetene om smitte, sykdom og død. Det er ingen som får lov til å reise bort til hytta i helgen, eller andre steder, så vi er mange som bare er hjemme - hver dag, hele uken.

Styret får mange henvendelser om at det foregår støyende oppussing flere steder som nå forstyrrer flere, og langt mer enn det normalt gjør. Til dere som pusser opp hjemme nå, så henstiller på det sterkeste vi kan om at dere utsetter støyende arbeider i leiligheten inntil videre.

Til dere som fester og spiller musikk til langt på natt - det er fortsatt ikke i tråd med våre beboerregler, og vil bli påtalt i forhold til disse, men det er faktisk enda verre enn vanlig i denne perioden.

Til dere som er bekymret i forhold til at for mange er på fellesarealene - styret kan ikke ta ansvar for å opprettholde reglene utendørs med patruljering og telling, så vårt eneste svar på de bekymringene er å stenge av lekeplasser og ballplass. Dette rammer igjen mulighet for lek og avveksling for de som er på hjemmekontor med barna hjemme fra skole og barnehage. Og forsterker utfordringene deres.

Kort sagt: vis ekstra mye forståelse og raushet i denne krevende tiden. Gjør ditt for at det skal være mulig å holde ut i en krevende periode for alle, og gjør det du kan for at dine naboer skal ha det bra.

Denne henstillingen ledsages av et bilde av Bikkar.
Han er et forbilde på både raushet, velvilje og hjelpsomhet. Vær en Bikkar du også!

Med vennlig hilsen
Styret og daglig leder

Vi i styret her i UBS følger med på FHI sine anbefalinger, og da vi ser at anbefalinger ikke blir overholdt av brukere av våre fellesareal må vi se oss nødt til å stenge av deler av fellesarealer hvor vi ser det samler seg mange på dag og ettermiddag, dette vil gjelde i denne perioden hvor vi alle må ta ansvar og begrense smitte.
Det vil bli hengt opp plakater på begge de stedene vi har sett som nødvendig å stenge. Dvs at fra og med idag er basketballbanen og lekeplassene stengt. Vi har ingen mulighet til å følge opp dette, og håper at alle vil ha forståelse for dette strenge tiltaket.

Vi i styrtet oppfordrer alle til å gjøre sitt for å begrense smitte og forholde seg til myndighetenes anbefalinger med å holde seg hjemme

Kjære naboer og kunder,

Først og fremst håper vi at dere alle holder dere friske.

For å bidra til etterlevelse av folkehelseinsituttets retningslinjer for å begrense og forsinke utbrudd av covid-19, har vi nå innført en rekke tiltak og huskeregler for at både dere og de ansatte i butikken skal føle seg trygge:

Det er kun lov til å være 8 stykker i butikken om gangen. Det er hovedsakelig for å unngå nærkontakt
Vi innfører ekstraordinære renholdstiltak av typiske overlater kundene tar på; handlevogner, handlekurver, håndtak til kjøleskap og frys, bankterminaler, vareskillere på kassabåndet, brødskjærermaskin og panteautomat
Betal med kort hvis du har mulighet til det
Ta kun på varer som du skal kjøpe

Er du syk eller sitter i karantene?

Dersom du er syk eller sitter i karantene ber vi deg om å holde deg hjemme og ikke komme på butikken, slik FHI anbefaler. Dette er dels fordi det er mange barnefamilier og eldre kunder som kommer innom, og dels fordi vi ønsker å beskytte våre ansatte.

For å gjøre det lettere for de som ikke har mulighet til å handle, leverer vi nå matvarer gratis til våre kunder på Ullerntoppen som enten er syke eller sitter i hjemmekarantene. Vi kan sette fra oss varene på utenfor døren og vi tar imot både betaling på Vipps og på bankterminal (som rengjøres etter hver bruk).

Ring oss gjerne en dag i forveien på 91158593 / 90476262 eller send en e-post med en handleliste, navn, adresse og mobilnummer til joker.rustad-ullern@joker.no for å bestille varer.

Vi håper dette kan bidra til å begrense spredningen av covid-19 og at våre kunder holder seg friske.

Vennlig hilsen,

Bikkar

Link til registreringsskjema:
http://bit.ly/38Vs6UE

Sameiet går over til et nytt port åpner system som er likt for alle bygg med mulighet å åpne ved å ringe et telefonnummer eller kjøpe ny fjernkontroll. Det er gratis ringe for å åpne port, samt å registrere telefonnummer, men ny fjernkontroll koster kr. 550,- frem til 29/3-20.
Deretter er ordiner pris kr. 650,-

En fra hver seksjon kan bestille tilgang til inntil 4 personer som benytter garasjeplassen. For å spare sameiet for mye administrasjon bes det ikke legges inn andre enn personer en de som er fastboende i boenheten.
De som har telefontilgang kan åpne porten ved å ringe fra eks. solsengen i Spania eller andre steder.

Ved bestilling innen fristen vil du motta i perioden 30 mars til 10 april en sms som aktiverer muligheten å ringe for å åpne porten som står oppført i sms. Nummeret må lagres med +47 foran og er gratis å ringe.

I dag har sameiet 2 system for portåpning og innføre et tredje som skal vedlikeholdes er ikke økonomisk forsvarlig, når det nye systemet kan brukes gratis uten fjernkontroll.
Dagens port åpner vil fungere så lenge systemet ikke trenger vedlikehold, dvs om det blir feil på det gamle systemet vil det gamle systemet bli fjernet og kun det nye systemet vil fungere.
Viktig! Feil som går på de gamle fjernkontrollene skal ikke varsles til daglig leder, kun ved feil på telefon åpning eller ny type fjernkontroll for de som bestiller dette.

For ytterligere info: https://ullernaasen.lettstyrt.no/info_pages/164